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会議室掲載・運営をご検討の方

施設探しの12のアドバイス

1.内覧は出来るだけ行いましょう

トイレ

トイレ参加者の人数と考えてトイレの数が適正にありますか?
⇒休憩時間を一斉に取る時などに、数が少ないと来場者から不満の声が…

同フロア以外などが使えるか要確認!
⇒同フロアになくても、他フロアが使用できる場合があります。一応聞いてみると良いでしょう。

女性用トイレの数や、洗面台の数も重要です。
⇒女性用のトイレは混む場合が多いです。来場者層が女性が多いときは特に重要です。

照明

どのように照明がON・OFFになるか確認!
⇒プロジェクター使用時やセミナー演出のイメージを膨らませてください。
調光できますか?蛍光灯以外にもダウンライトがあるなら◎です!
⇒セミナー・研修時の照明の演出はかなり重要です。特に蛍光灯とダウンライトが併用できるなら尚いいです。

階段

階段が使用できますか?
⇒2階・3階・B1などの会場の場合は、階段が使用できたほうがEVの混雑緩和とスムーズな進行に役立つかも。
⇒万一の非常時の誘導経路として、非常口や非常階段の確認は幹事としては必須です。

プレゼン時の確認

⇒演台から全ての席が見えますか?柱や壁がブラインドになり見えない席はありませんか?

備品類

【マイク】

ワイヤレスは会場全体で使えますか?混線などの可能性は?

⇒赤外線なら◎。音質、音量を出来れば出して確認できたらいいですね。
利用できる本数は?
司会用、プレゼン用、参加者用、などと考えると必要本数は増えていきますので会場に利用できる本数は確認。

【プロジェクター】

明るさ、見やすさを確認。

⇒使える配線やipadなどの接続ケーブルの有無なども確認してください。

受付スペース

室内又は廊下などか確認しましょう。
⇒来場者が多い場合は、共用部ロビーなどでお待たせ頂く場所が確保できるか。
誘導イメージ
⇒来場者数が多数の場合受付時からの誘導も重要です。

 

2.会場までのルートを確認しましょう。

駅からのルート

⇒何線の何番出口が近いのか?雨に濡れないルートはないのか?迷いやすい場所は?など実際に歩いてみることをおすすめします。車でのルートナビをセットするときの住所や施設名を確認は必要ですね。

駐車場

⇒近隣駐車場・施設内の駐車場有無・金額(時間単価・1日パック料金)など、お客様へのご案内に記載してあると、お客様への安心感にもつながります。
高さも重要!1.5mを超える場合は、入庫できない車も多いです。

入口・出口の確認

⇒正面入口が時間や曜日で施錠される会場もございます。
エレベータ・エスカレータはありますか?
会場で階段しかない場所もございます。参加者が高齢の方、階段の上り下りが困難な方、頻繁に出入りする会などは、参加者から苦情が出てしまう場合もございます。


エレベーターがあっても入口からエレベーターまで数段の階段がある会場もあります。要チェック!

 

3.設備は充実していますか?

音響

長谷川敦淑CD・DVD・ipadなどの利用は可能ですか?

空調(個別・センター)

夏場、冬場は特に注意が必要です。個別空調なら、ほとんど問題なし。

センター空調ならどの程度要望が可能か確認。

映像

参加者様が多い場合は、Wスクリーンなどの検討も当然必要です。どの椅子からも確認できるのか?


4.備品の状態は?

椅子や机の状態や、その他備品類の種類などを確認。

 

5.清潔感を確認しましょう。

室内、共用部、トイレ、綺麗が当然!?もちろんそうですが、ホームページだけではわからない部分の一つです。
会自体に影響する重要なポイントです。

 

6.スタッフの応対はいかがでしょうか?

来場の方や、会の進行時やトラブル発生時に確実なご対応がいただけるのかご自身で確認をしましょう。お出迎え時やお見送り時に素敵な接客は、会の質を高め、ご満足も向上いたします。

 

7.建物は目立ちますか?

全国から参加される会など、来場者が目立つ建物がよいです。会場担当の方に、目印や近隣の方に聞いてもわかる場所などをヒアリングすることもいいですね。

 

8.会場周辺の雰囲気は会に合っていますか?

会場周辺の雰囲気は会に合っていますか?

懇親会場が近い

繁華街では?

近隣で工事などはありませんか?

土日の交通環境は?

コンビニは?

ビジネスサービスの有無は?

会の内容や周辺の利便性なども確認することをおすすめします。

 

9.万一の為に

非常口・避難路の確認はしておきましょう。スムーズな誘導など、主催者様には求めらる場合もございます。

 

10.各種サービスの提供はできますか?

お弁当・懇親会・飲み物などを、発注されたい場合、メニューやいつまでに発注すれば良いのか、キャンセル規定などを確認してください。

 

11.総額のコストで比較しましょう。

設備利用

照明利用・音響利用・映像利用などの操作者の費用が必要になる場合がございます。

オプション利用

ホワイトボード、プロジェクター、マイク、スクリーン、演台、司会台、机・イス追加、会場と同額くらいの費用がかかる場合もございますので、事前に確認いたしましょう。

サービス料・税込

サービス料がかかる会場もございます。
また、税込なのか税別なのかも確認しましょう。

早朝・深夜利用料

会場の人の手配や設備使用料を別途必要になる場合がございます。

 

12.当日の会議やセミナー等のイメージを膨らませましょう。

レイアウト等の準備⇒受付⇒入場誘導⇒会のスタート⇒進行中⇒昼休憩⇒各種休憩中⇒退出時⇒退出誘導⇒片付け会全体の進行をイメージすると、会場に必要な設備や備品類や適した会場のイメージが湧いてくると思います。

 

最後に・・・

お客様のお悩みや不安や疑問を解決するのが会場であり、私たちコンシェルジュの努めです。
私たちの、経験や知識や発想力や解決能力を充分に活用頂き、素晴らしい会の成功に少しでもお手伝いをさせていただければと思います。 ご連絡お待ち申し上げております。